オンラインストレージは知人にファイルを送るときに便利な公開や共有の機能があります。ファイルを公開して設定すると公開URLが生成されてこのURLを相手に伝えることによりそのファイルをダウンロードできるようになるのです。ファイルの受け渡しだけなら公開だけで十分ですし、登録不要の無料のサービスも提供されています。相手側からもファイルをアップロードしたり、編集したりできるようにしたいのなら、共有を設定すれば使用可能です。
これはメールアドレス等で指定した人に限って特定のフォルダーを閲覧や編集できるようにする機能になります。そのため、グループで共同作業したい時にはオンラインストレージ内のフォルダーにファイルがあると便利です。また、同期フォルダーに入れていたファイルをフォルダー外に移動させるとオンラインストレージ上では削除になりますが、同期しているパソコンのゴミ箱に入ることはなく、仮に外出先のパソコンでうっかり削除してしまっても自宅のパソコンからウェブブラウザ上で、復旧させることが可能になっています。そして、オンラインストレージはスマホ用アプリも無料で提供されていますが、スマホゆえの制約もあり、ビューワー機能がパソコンに比べると弱いことやたいていはファイルの編集ができないのです。
近年ではスマホとパソコンの一体化を推し進めたサービスも出てきており、メールやアドレス帳等のすべてのデータをオンラインストレージ上に置き、それをスマホとパソコンで閲覧できるようになっています。